工作中经常会遇到优化PPT，经常涉及到大量文字的排版，其实大量文字的内容不适合用PPT来呈现，并且PPT的主要作用是投影和配合演讲，而大量文字阅读，不是特别的合适。但我们日常的工作和作品集中，又不得不碰到大量文字，有没有比较好的办法解决呢？我们先来看几个多文字的PPT页面，这些应该都是我们比较常见的，就我而言，领导拿来让我优化的PPT，大多都是长这样的，如下图所示：

 

这是在工作中不可避免会遇到的工作，是领导PPT的优化，这些PPT里面很多文字，自己不能删减，要保持在一个页面，要做的好看的确不是很容易。那么在面对这些大量文字的PPT时，要如何做呢？ 

 

 

一、避免犯错

很多人拿到要优化的PPT时，不要想着自己要做的多么的好看，先保证不要犯错，如何做到这一点呢？今天给大家分享几个小技巧。

 

首先给大家看一个PPT页面，这是我从找来的一段文字，关于上海的介绍，现在看到的这个页面是很典型的一种图文排版，由于字基本占满了整个页面，导致图片放在了页脚的位置，而文字太多就会导致文字显得特别小，如下图所示：

 

 

那么要怎么处理这个问题呢？首先将上海的主要介绍文字单独提取出来，配合图片，如下图所示：

 

 

上海作为重点，文字放大，下面的内让信息越简单明了，越能让看的人抓住重点，然后剩下的文字分段处理，分段后可以结合文字的内容，把关联性强的文字放在一个段落里，很重要的一点，把段落之间分开一点增加段间距，大量文字排版的时候，建议采用左侧对齐，不用每段文字之前空两格，这样更显得整齐。

 

这样其实不够，下面的人边听边看，作为你拿出来的分享内容，应该首先自己有清晰的梳理，重点信息或者重点介绍的内容用显眼的方式表达出来，如下图所示：

  

 

这样听众在看你讲述的这个页面时，自然会去关注显眼的信息，在这个情况下再加个底图，压在文字下面，如下图所示：

 

 

这种处理方式一定要降低底图的透明度，这是最简单的处理方式，比较适合优化领导PPT这种内容无法做删减的。 

 

 

二、减少文字

如果是我们自己的PPT，对内容有自主的权利时，还有另外的处理方式，比如我们认真的对放进PPT的文字做了阅读，并且做了一些提炼和归纳处理，如下图所示：

 

 

这种处理方式其实很多模板最为常见，但在这里只需要用到文本框和图形框，不用任何模板也可以轻松的排出来，这样的版面只要讲3个大点就行，千万不要念文字，文字放在上面只起到了一个作用，只是告诉听众，你很认真，查阅了很多资料，并且还很好的消化了。

 

当然还有一种更极致的方法，才是一款PPT配合演讲最应该呈现的方式，如下图所示：

 

 

就是像这样，一张图，简单的上海两个字，那么那一大段文字怎么办，那一大段文字应该在你的记忆力，在你的讲解里。

 

出现这个页面的时候，我们应该讲解对上海的认知，甚至可以穿插几个小故事，这才是PPT应该有的样子。

 

我建议大家可以时刻关注苹果新产品的feature介绍，可以学到很多版式技巧，苹果官网每一页都是绝佳的PPT。

 

 

 

划重点

我们要明白一个道理，PPT上面的文字不是越多就越好的，如果在PPT上面拼文字，那我们还不如直接写Word，那样还简单一点。

 

作为设计师，不管是做汇报还是做作品集，任何多余的话和不好的排版都会让我们的作品减分，面对不可避免的多文字排版，首先要保证自己不犯错，再去想如何做的会更好。

 

 

原文地址：海盐社（公众号）
作者：潘团子